【会议费用管理办法】为规范各类会议的开支行为，提高资金使用效率，确保会议活动的顺利开展，结合单位实际情况，制定本管理办法。本办法适用于所有由本单位组织或参与的各类会议，包括但不限于工作会议、培训会议、研讨会、座谈会等。

一、适用范围

本规定适用于本单位内部召开的所有正式会议，以及以本单位名义组织的外部会议。会议类型包括但不限于：年度总结会、专题研讨会、项目推进会、政策宣讲会、培训交流会等。

二、费用构成

会议费用主要包括以下几项：

1. 场地租赁费：指为会议所租用会议室、礼堂、报告厅等场所所产生的费用。

2. 设备租赁费：包括音响、投影仪、电脑、视频会议系统等设备的租赁费用。

3. 资料印刷费：会议材料、议程、签到表、宣传册等印刷品的制作费用。

4. 餐饮服务费：会议期间的茶歇、午餐、晚餐等餐饮费用。

5. 交通住宿费：参会人员因会议产生的差旅费用，包括交通、住宿、市内交通等。

6. 其他相关费用：如会议安保、卫生清洁、保险等必要支出。

三、审批流程

1. 会议主办部门需提前填写《会议费用预算申请表》，明确会议时间、地点、人数、内容及预算明细。

2. 预算需经部门负责人审核后，提交至财务部门进行审批。

3. 对于超过一定金额的会议，需报分管领导或主要领导审批。

4. 未经审批的会议费用不得报销，特殊情况需事后补办手续并说明原因。

四、费用控制

1. 各部门应本着“节约高效”的原则合理安排会议，避免不必要的开支。

2. 优先选择内部会议室，减少对外租赁；确需外租的，应事先比价择优选择。

3. 严格控制餐饮标准，提倡简餐、自助餐等形式，杜绝铺张浪费。

4. 会议结束后，应及时整理费用清单，做到账目清晰、凭证齐全。

五、报销要求

1. 会议结束后，主办部门应在规定时间内办理费用报销手续。

2. 报销时需提供发票、合同、签到表、会议纪要等相关证明材料。

3. 财务部门将对报销内容进行审核，确保符合本办法及相关财务制度。

六、附则

1. 本办法由财务部门负责解释和修订。

2. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

通过本办法的实施，旨在进一步加强会议费用管理，提升会议质量与效率，推动单位各项工作有序开展。