为了规范集团公司的人事档案管理工作，确保员工信息的安全性、完整性和保密性，同时提高人力资源管理效率，特制定本制度。本制度适用于集团公司及其下属各分公司和子公司的人事档案管理工作。

一、档案管理范围

1. 入职档案：包括员工的个人简历、应聘申请表、学历证书复印件、身份证复印件等。

2. 在职档案：涵盖员工的工作经历、绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等。

3. 离职档案：记录员工的离职原因、工作交接情况及最终离职证明等相关资料。

二、档案收集与整理

1. 档案收集：所有新入职员工必须提交完整的个人资料，并由人力资源部门负责收集整理。

2. 档案整理：按照统一的标准对档案进行分类归档，确保每份档案都有明确的标识和存放位置。

三、档案存储与保管

1. 物理存储：人事档案应存放在专用档案柜中，确保防潮、防火、防盗。

2. 电子存储：对于数字化档案，需定期备份并设置访问权限，防止未经授权的人员查看或修改。

四、档案查阅与借阅

1. 查阅权限：仅限于人力资源部门及相关管理人员有权查阅人事档案。

2. 借阅流程：如需借阅档案，必须填写借阅申请单，并经相关负责人批准后方可借出，且需在规定时间内归还。

五、档案更新与销毁

1. 档案更新：根据员工的实际工作变动及时更新档案内容。

2. 档案销毁：对于超过保存期限且无保留价值的档案，需经过审批后统一销毁。

六、保密措施

1. 信息保密：所有涉及员工隐私的信息均需严格保密，不得随意泄露。

2. 责任追究：任何违反保密规定的人员将受到相应的纪律处分。

通过以上制度的实施，希望可以有效提升集团公司人事档案管理工作的规范化水平，为企业的长远发展提供有力支持。各部门和个人应积极配合，共同维护好公司的人事档案管理体系。

此制度旨在为企业内部管理提供指导，具体内容可根据实际情况调整优化。