在日常的工作和生活中，函件是一种非常重要的沟通工具。无论是企业之间的合作，还是政府部门的信息传递，函件都扮演着不可或缺的角色。而告知函作为函件的一种常见形式，其格式与写法显得尤为重要。以下将为您详细介绍告知函的基本格式及其撰写要点。

一、标题明确

告知函的标题应当简洁明了，直接反映函件的核心内容。例如，“关于XX项目进展情况的告知函”或“关于调整工作时间的通知”。这样的标题能够让收件人迅速了解函件的主题，便于及时处理相关事务。

二、开头引言

函件开头通常需要简要说明发函的原因和背景。例如，“鉴于近期市场环境的变化，为了确保双方的合作顺利进行，现就有关事项通知如下……”。通过这种方式，可以为后续的内容提供必要的铺垫，并增强函件的逻辑性和说服力。

三、主体阐述

主体部分是告知函的核心，应围绕主题展开详细说明。具体而言，可以按照以下结构组织

1. 陈述事实：清晰地描述当前的情况或问题，避免模糊不清的表述；

2. 提出建议：针对存在的问题提出具体的解决方案或改进建议；

3. 强调重要性：突出该事项对双方利益的重要性，促使对方重视并采取行动。

四、结尾呼应

在函件结尾处，应回顾前文所述内容，并表达希望得到积极回应的愿望。例如，“以上内容请贵方认真考虑，并尽快给予回复。如有任何疑问，请随时与我们联系。”这样既体现了礼貌又明确了期望的结果。

五、落款规范

最后，在函件末尾署名并注明日期。单位名称和个人姓名均需完整准确；如果涉及公章，则必须加盖相应印章以示权威性。

总之，一封合格的告知函不仅要有条理清晰的结构安排，还需要语言简洁流畅、态度诚恳谦逊。只有这样才能达到预期的效果，实现良好的沟通目的。希望上述介绍能够帮助您更好地掌握告知函的写作技巧，在实际应用中游刃有余！