为了规范公司内部文件管理，提升工作效率与信息传递的准确性，特制定本文件格式规定。本规定适用于公司各部门及下属单位在日常工作中形成的各类正式文件。

一、文件编号规则

1. 文件编号由部门代码+年份+流水号组成。

2. 部门代码按照公司组织架构设置，例如行政部为“XZ”，财务部为“CW”等。

3. 年份采用四位数字表示，如2023年写作“2023”。

4. 流水号为三位数，从001开始依次递增。

二、文件标题格式

1. 文件标题应简洁明了，能够准确反映文件核心内容。

2. 标题长度一般不超过20字。

3. 使用宋体小三号加粗字体书写。

三、正文排版要求

1. 正文部分需采用宋体四号字体，行距设置为固定值28磅。

2. 段落首行缩进两个字符。

3. 各级标题分别用黑体、楷体、仿宋等不同字体加以区分，并标注序号（如一、（一）、1.）。

四、附件处理方式

1. 若文件包含附件，则应在正文末尾注明“附件：[附件名称]”。

2. 附件单独成页，并按顺序编排。

3. 附件命名应与正文内容紧密相关，便于查阅。

五、签署与盖章

1. 所有正式文件均需经过相关负责人签字确认。

2. 对外发送的重要文件还需加盖公司公章或合同专用章。

3. 签署位置位于文件右下角，清晰可辨。

六、存档管理

1. 每份文件完成后应及时归档至指定档案柜。

2. 电子文档需同步上传至公司内网系统。

3. 定期检查备份情况，确保资料完整无损。

以上规定自发布之日起执行，请全体员工严格遵守。如有特殊情况需调整格式，须提前报备办公室审批。希望各位同事共同努力，共同维护良好的办公秩序！

房地产集团有限公司

2023年XX月XX日

此规定旨在统一公司内部文件标准，促进沟通顺畅，增强团队协作能力。请各部门负责人加强监督指导，确保新规落实到位。同时鼓励大家积极提出宝贵意见，以便不断完善优化文件管理体系。